Időnyilvántartás

Pusztán azért, hogy Tankó Petinek legyen egy jó napja, leírom, hogyan nem szabad munkaidőnyilvántartási rendszert kialakítani.
Minden egyezés valóságos elemekkel pusztán a gonosz véletlen műve.

Ecceri Jó Munkásembernek (EJM) idén januárig volt egy excel táblája, abba szépen beírkálta, adott témával mennyit foglalkozott egy napon. (Emellett könyvelt is az ügyfelek felé, de EJM-et az excel tábla alapján számoltatták el.)
Idén változtattak. Van egy remek webes alkalmazásuk. Ez ugyan saját fejlesztés, de az az ember, aki fejlesztette, az már nincs a cégnél, más meg nem mer hozzányúlni. Ebben az alkalmazásban kell EJM-nek vezetnie az ún. non-produktív tevékenységeit, illetve a projektekhez kapcsolódó tevékenységeit. Jogos lehet a kérdés, hogy mi számít ezek közé? Nos, az, amit annak neveznek ki. Nemritkán utólag.
Az ügyfelekhez kapcsolódó egyéb tevékenységeket egy másik rendszerben tartják nyilván. Ahány ügyfél, majdnem annyiféle rendszer. (Ez enyhe túlzás, kétféle nyilvántartó szoftvert használnak, de nagyobb ügyfelenként eltérőek a példányok.)
Itt az lehet a jogos kérdés, hogy ha EJM egy ügyfélhez kapcsolódó nemproduktív tevékenységet végzett (azaz olyat, mely a szerződés szerint ingyenes), akkor azt hová kellene írnia? Elméletileg ugyanis sehová sem lehetne. Ilyenkor szerencsétlen EJM kreál magának egy fantom nemfizetős regisztrációt és beírja oda. Így ugyanis produktív időráfordítás lesz.
A főnök ezekből a rendszerekből vadássza össze hó végén, hogy ki mennyit dolgozott. Őt sem lehet igazán irígyelni.
Ezenkívül projektenként van olyan, hogy projektnapló. Ez már redundáns, ide azt kell EJM-nek írnia, hogy az adott projekteken mennyit reszelt. (A cég ez alapján számlázza a projekteket. Ez a tábla nem vesz részt a főnökség legyüjtésében.)
Na, most lehet kombinálni. Bejön az ügyfél részéről mondjuk egy lekérdezési igény. EJM megcsinálja, beírja az ügyfél alkamazásába, mint nonproduktív idő. Kiderül, hogy valami nem stimmel. Utánajárás kell. Megtörténik. EJM beírja az ügyfél alkalmazásába, mint produktív idő. Kiderül, hogy a megoldás nem egyszerű, projektet kell rá indítani. Ekkor EJM elsuttog pár kedves szót és töröl mindent, átírja a ráfordításokat a webes alkalmazásba, illetve ezzel párhuzamosan a projektnaplóba. (Apró finomság, hogy amikor a tevékenység projektkódot kap a webes cuccban, akkortól visszafelé nem lehet rá időt elkönyvelni. Ilyenkor jönnek az olyan jópofa dolgok, hogy papíron napi 30 órákat dolgoz egy projekten, hogy utólérje önmagát.)
Másik kérdés, hogy mi számít nonproduktívnak. Ez a tömérdek adminisztrálás például nem. Nincs rá kód. Hasonlóképpen furcsa, hogy az önképzés viszont a nonproduktív tevékenységek között van, azaz ha egy hónapban EJM elmegy egy hetes tanfolyamra, akkor aztán megnézheti a teljesítmény mutatóját. Ugyanis ebből a tömérdek adatból a végén egy olyan mutató kerül csak fel a nagyfőnökökhöz, hogy XY ennyi %-ban volt produktív ebben a hónapban. Magyarázkodni persze lehet, de… az már magyarázkodás.

Végül a legszebb. Ha EJM el akarja kerülni a tömérdek bizonytalanság okozta káoszt, akkor bevezet egy meta szintet. Azaz első körben nem adminisztrál a hivatalos helyekre, hanem előveszi a jó öreg Excel táblát és abban vezet mindent. Aztán hó végén fogja és a táblázat alapján beírkálja mindenhová az egyes időráfordításokat. (A főnök meg ezeket a szétpakolt időket gyűjti össze pár nappal később egy másik excel táblába. Se la zsizny.)
Viszont EJM így el tudja kerülni, hogy utólag kelljen jobbra-balra pakolásznia az időket.

Tessék észrevenni, hogy ez a metaszint ugyanaz, mint ami ez év elejéig normálisan volt.
A többi… azt nevezzük bátran fejlődésnek.

4 thoughts on “Időnyilvántartás

  1. Néha azt hiszem, hogy egy cégnél dolgozunk (persze nem). Pont ugyanilyen jelenségek játszódnak, le: bevezetés alatt az excel táblát kiváltó intranetes munkaidőnyilvántartó rendszer és aki az egészet bevezetés levezényelné elhagyta a céget… és a többi is ismerős. Ki tud erre jó megoldást?

  2. Én user experience szinten nem szeretem a belső integrált rendszerünket (ugyanis IE only, tehát Virtual PC-t kell futtatnom a PowerBookon, hogy egy webes alkalmazást használjak), de ez legalább mindent lefed.

    Egy helyre kell csak egyszerűen vezetni a time journalt, és az összes projecttel kapcsolatos task is ebben a rendszerben van kiosztva, meg a bugok is ebben vannak jelentve, tehát könnyű project task vagy konzultáció vagy bugfix címén órákat jelenteni.

    Az ügyfél is ezen a felületen tudja a weben át jóváhagyni a timesheeteket, a könyvelés, meg mindenki ebből exportál-dolgozik.

    Meg lehet nézni a cuccot a http://www.epam-pmc.com oldalon. Egyenlőre nem áruljuk, szal nem reklám :-)

  3. Ha nem jöttem volna rá pont 3 napja hogy mi viszont ugyanott dolgozunk, akkor most végképp ellörizném az Address Bookba. Voltak már korábban is deja-vu érzéseim némely környezetleirás kapcsán, de mikor a héten láttalak a büfében gyanút fogtam.Beigazolódott.Szomorú, hogy (e-)társadalmunkba hamarabb ismersz meg valakit a a virtuális térben, mint a szomszéd szobából.

  4. Én nem látok ebben semmi szomorúságot. A virtuális világban sokkal több embert ismerhetsz meg és helyből sokkal közvetlenebb vagy, mint a valóságosban. Nálam legalábbis ez így működik. Szomorú, de jobban írok, mint beszélek.;)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *